インターネットFAXの導入事例

大規模にダイレクトメールを発送した後には、注文のFAXが急増しその対応のためにFAX機や回線を増設しコストがかかっていました。インターネットFAXを導入することで、そのFAX機の調達や置き場の確保、回線工事の作業が不要になり、大幅なコスト削減ができました。またお客様に、話し中、用紙切れ、インク切れなど受信側のミスによる再送信をお願いする必要もなくなりました。

発注元に受注確認書をFAXしていたのですが、その作成やFAX送信の作業が発生していました。また数は少ないですがFAXの誤送信もありました。それらをインターネットFAXで行うことで作業負担が減り、コストは最小限になりました。

社内での決済フローにグループウェアのワークフローを取り入れています。添付すべき見積書、請求書等があるのにスキャナーがない場合、スキャンしたい用紙をFAX機から自分のインターネットFAX宛に送信すれば画像データに変換されてメールで届きます。新たな機器の操作方法を覚える必要もなく、簡単に添付ファイルを作ることができました。

受注の一部をFAXで行い、入力作業はアウトソーシングしています。FAX原本は自社内に保管しアウトソース先にも転送しています。FAXの転送コスト、システム構築、人のリソースが必要となってしまいます。その点メールでFAXを受信し、転送もしくは受信アドレスを追加することでアウトソース先でも確認可能なので、インターネットFAXを利用し始めてからかかるコストが下がっています。

「見積書」「発注書」「請求書」のような情報も内部統制上、メールからインターネットFAXへの送信が可能な場合があります。セキュリティの確保と送達確認の管理により、内部統制における「監査証跡」となります。

会社に在席していなくてもノートPCや携帯電話でFAXが確認できるので、最初は営業担当者が出張先や外出先でFAXを見ることを想定していました。その後、ワークライフバランスを重視し、応用できないかと検討していたのですが、在宅勤務やサテライト・オフィスでの利用にもマッチします。介護や育児のための短時間労働者向けに週1.2回の利用や、病気休職明け時のコミュニケーションに利用しています。

事務所の引っ越しに伴い、今まで通りにFAXを引こうとしたところ、アナログ回線の空きがなくインターネットFAXを導入。FAXのリース料もかからない上に通信費用も安くなったので、文句なしです。

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