インターネットFAXなら、FAXがデータで届くから「管理・整理が容易」「情報漏えいもなし」

以下は、インターネットFAXを利用することによるデータ管理に関するご案内となります。

データ化されたファックスを受信

インターネットFAXでは、送信されてきたファックスはインターネットFAX会社のサービスにより、PDFなどのデータに変換されてメールボックスに送られてきますので、電子化されたデータ(ペーパレス)が届きます。従来はFAXが届くと用紙ベースで管理(データ化する場合はスキャナーなど利用)していましたが、FAXがデータ化することにより作業効率や手間は格段に改善となります。

  • 用紙のときのような「FAXの仕訳け」「担当者への配送」などの手間は不要
  • データだとかさばらないので「整理や管理が容易」「ファイリングが不要」「保管にも場所を取らない

情報が漏えいしない

FAXの場合、届いたFAXはファックス機に付いているトレーに出力されるのが一般的です。お客さんなどから、FAX確認の電話などがあり確認をする場合が多いですが、稀にFAXを確認できない場合があります。この場合、そのFAXは本当に届いていないのか、別の誰かが間違って破棄していまったのか、もしくは情報漏えい(持ち出された)のか判断がつかないものです。

しかしインターネットFAXなら、こうしたことは起こりえません。ペーパレスFAXなのでデータは登録をした担当者のメールボックスに届きますので、届いているかいないのかなど一目瞭然でわかるようになります。

  • インターネットFAXなら「誰もが情報に触れない」ので情報が守られます
  • データで担当者に届くため「情報漏えい」はしません

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